Nejprve pár lístků na stole, pak šuplík, který nejde zavřít, a nakonec panika, když zrovna potřebujete najít potvrzení o koupi pračky. Pořádek v papírech přitom nemusí být žádná věda, pokud si osvojíte pár jednoduchých návyků a vezmete si na pomoc základní kancelářské vybavení.
Všechno má své místo
Základem je určit konkrétní místo, kam budete všechny dokumenty dávat. Může to být zásuvka, plastová krabice nebo stylová kartonová složka. Důležité je, aby to nebyla krabice od bot, kterou po měsíci už neotevřete. Ideálně si připravte rozdělení na osobní dokumenty, záruční listy, účtenky, daňové doklady nebo třeba korespondenci z úřadů. Využít se dá i obyčejný pořadač s vnitřními kapsami nebo box na papíry rozdělený podle měsíců.
Pomocníci z kanceláře, kteří fungují i doma
Jakmile si vytvoříte základní systém, začněte používat malé pomocníky, kteří vám udrží pořádek i v těch nejmenších detailech. Právě kancelářské svorky se skvěle hodí na seřazení účtenek z jednoho nákupu, spojení smlouvy s přílohou nebo označení papírů podle témat. Narozdíl od sešívačky je můžete kdykoli sejmout a přitom nic nezničíte. Ve spojení s lístečky, samolepicími štítky nebo barevnými rozlišovači si vytvoříte systém, který je přehledný i po delší době.
Krabice, desky a další skryté poklady
Kromě klasických pořadačů nebo složek se vyplatí mít doma i pár praktických krabic – například pro archiv starších dokumentů, se kterými už tolik nepracujete, ale nechcete je vyhodit. Skvělé jsou i plastové desky s patentkou nebo gumou, do kterých dáte vše potřebné, než to stihnete roztřídit. A pokud nechcete mít vše na očích, jednoduše je schováte do uzavíratelné skříňky nebo komody. I malá změna ve skladování může udělat velký rozdíl v tom, jak se ve svých věcech vyznáte.
Udělejte si rituál
Pořádek v papírech si neudržíte, pokud se k tomu vrátíte jednou za půl roku. Stačí ale věnovat organizaci pár minut týdně – třeba vždy v neděli večer, než začnete nový pracovní týden. Přerovnat nové dokumenty, založit, co je potřeba, a zbavit se starých nepotřebností. Díky pravidelnosti se vyhnete stresu a ušetříte si zbytečné hledání, které většinou přichází ve chvíli, kdy na to nemáte čas ani náladu.
Když je toho moc
Pokud se vám doma nahromadily papíry, které už nepotřebujete, nebo obsahují citlivé údaje, není dobré je jen tak vyhodit do koše. Lepší je použít skartovačku nebo je alespoň roztrhat a dát do směsného odpadu. A pokud máte dokladů opravdu hodně, zvažte přechod na digitální archivaci – naskenovat, uložit do cloudového úložiště a papíry vyhodit. Ale ani tak se pár šanonů a krabic na ty opravdu důležité věci nikdy neztratí.